Tärkeiden tiedostojesi
parempi elämä

FotoWare DAM - Korkean käytettävyyden aineisto- ja materiaalipankki


Toimiva materiaalipankki

Usein kuulee seuraavia kysymyksiä:



Toimiva materiaalipankki on oiva apuväline yrityksien ja yhteisöjen erilaisissa tehtävissä. Sen avulla löydät tarvitsemasi dokumentit vaivatta ilman suurempaa vaivaa.
Materiaalipankkiin on voitava tallentaa kaikkia tiedostoja, esim. kuvat, grafiikka, videot, audiot, diaesitykset, pdf- ja tekstidokumentit. Toimivassa ratkaisussa on voitava käyttää erilaisia hakuja ja niiden yhdistelmiä.

Aineiston vienti pankkiin

helikopteri, pelastuslaitos, materiaalipankkiesimerkki Yritysten ja yhteisöjen digitaalinen aineisto eli tiedostot sijaitsevat eri tiedostopalvelimilla erilaisissa hakemistopuurakenteissa. Tiedostot saattavat myös sijaita työntekijöiden työasemien omilla kovalevyillä. Yleisimmin tiedosto- ja/tai kansionimet pitävät sisällään oleellisen tiedon siitä, mitä käyttötarkoitusta varten ko. dokumentti on olemassa.

Eräissä kuvaformaateissa (kuten jpeg ja tiff) saattaa olla metatietoja IPTC- ja XMP-muodoissa. Teksti-, diaesitys-, excel- ja pdf-dokumenttien tekstimuotoinen sisältö on oleellista niiden jatkokäytön kannalta.

Kaikki tämä dokumenttien käytettävyyden kannalta oleellinen tieto on saatava materiaalipankkiin hakujen piiriin. Yleisesti ottaen digitaalisen aineiston vienti materiaalipankkiin on oltava vaivatonta ja sen tulee tapahtua muun toiminnan ohessa.

Usein tietoa tuotteista, prosesseista ja palveluista syntyy yrityksen eri järjestelmissä kuten toiminnanohjausjärjestelmät. Tämä koskee erityisesti tuotteita. Tuotekuvat ja muut tuotedokumentteihin on järkevää varustaa näillä metatiedoilla ennen materiaalipankkiin siirtoa.


Aineiston haku ja käyttö

säästöt, raha, kannattavuus Materiaalipankin arvo määräytyy sen käytettävyyden perusteella. Tärkeä osa käytettävyyttä on helppokäyttöiset, tehokkaat hakutoiminnot. Löytäessään etsimänsä aineiston helposti käyttäjän tuottavuus kasvaa ja hänelle jää aikaa enemmän tärkeämpiin tehtäviin rutiinitoimintojen sijaan.

"1.000 työntekijän High-Tech yrityksellä on riski menettää 4 milj EUR per vuosi vain siksi, että ei löydä hakemiansa dokumentteja”, The Expanding Digital Universe, IDC Maaliskuu 2007.

Yleisin yrityksissä käytössä oleva sovellus on MS Office-ohjelmistot. Esimerkiksi työntekijän on luodessa word-dokumenttia olisi käytännöllistä, että hänen ei tarvitse avata toista erillistä sovellusta materiaalipankin selaamista varten. Hänen on voitava suoraan word-käyttöliittymästä hakea materiaali työstämäänsä dokumenttiin.

Eräissä tapauksissa materiaalipankissa olevia tiedostoja joudutaan muokkaamaan ennen käyttöä. Näin on usein esimerkiksi kuvien osalta rajaukset, resoluution muutokset ja formaatin muunnokset. Tästä johtuen materiaalipankkiin olisi hyvä saada erilaisia automatisoituja työnkulkuja helpottamaan näitä rutiineja.

Materiaalipankin ylläpito

Yritykset ja yhteisöt tuottavat uutta digitaalista materiaalia päivittäin. Samalla pankissa olevasta aineistosta tulee epäkurranttia. Tuottavuuden säilymiseksi materiaalipankin ajantasalla ylläpito ei saa olla aikaa vievää ja se on automatisoitava mahdollisimman pitkälle.

Yrityksillä ja yhteisöillä on käytössään käyttäjätunnusten hallintaan erikoistuneita järjestelmiä. Materiaalipankin käyttäjät ja heidän oikeutensa määritetään tässä samassa ympäristössä kuin muut käyttäjätunnukset.

Erilaiset raportit ja lokit helpottavat ylläpitotoimintoja.
Tiedotteet